(광고) 해외영업부서 2, 정말 뭐 하는 곳일까? 실무자가 말하는 현실적인 A to Z

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해외영업부라고 하면 흔히 ‘수출을 담당하는 부서’ 정도로만 생각하는 경우가 많습니다.
하지만 산업용 기기를 제작·납품하는 제조업체 기준으로 보면, 해외영업팀의 업무는 훨씬 더 복잡하고 긴 시간의 프로세스를 거칩니다.

제가 실제로 근무하고 있는 중소 제조기업의 입장에서, 해외영업팀의 주요 업무는 다음과 같은 4단계로 나뉩니다:

1️⃣ 수주 전 단계 – 준비가 반이다

이 단계에서는 EPC 또는 End user로부터 M.R(Material Requisition)을 접수받습니다.
이 M.R은 구매를 위한 기술 자료로, 해당 내용을 기반으로 적합한 모델을 선정하고, 관련 Instrument 및 기기 기술 자료 및 견적을 전부 받습니다.

이후 거래처에 기술 문서(Technical Documents)를 제출하면, 클라이언트 측에서 해당 자료를 검토한 뒤 TC(Technical Comment)를 회신합니다. 이게 보통 10장에서 많게는 40장까지, 6개월~1년간 5~10회 반복됩니다.

모든 TC가 Closing되면 비로소 Commercial Offer를 제출하게 됩니다. 이 과정만 최소 1년 이상이 소요되는 경우도 많습니다.

2️⃣ 수주 확정 후 – Kick-off Meeting

수주가 되면 클라이언트와의 Kick-off Meeting을 통해 계약 범위, 금액, 기술 문서 전반을 확인합니다. 보통 이때 해외 출장을 가서 대면 미팅을 1-2일 정도 소요 됩니다.  계약 조건은 보통 T/T(전신환 송금)과 L/C(신용장) 방식으로 나뉘며, 신용장은 은행을 통한 문서 네고가 필요해 사전 준비가 중요합니다.

3️⃣ 수주 후 기술 대응 및 제작 – 본 게임 시작

이제 본격적으로 제작용 기술 문서를 준비해 Client에 제출하는 과정입니다. 보통 1년~2년 동안 150~350개 문서를 작성하여 제출하며, 각 문서마다 코멘트를 받고 보완하며 시간이 오래 걸립니다.

그 이유는 Final Item(완제품)으로서 자체제작 품목 외에도, 외주에서 구매하는 기기류의 서류도 함께 작성해야 하기 때문입니다. 저희 같은 경우는 보통 MMS, PLC, Motor, steam turbine, Lub. system, Sendors, M/C seal, ARV 등을 구매 해서 판매한느 입장이기 때문에 시간이 오래 걸리 수 밖에 없습니다. 

4️⃣ 검수와 출하 

이후에는 각종 검사 단계가 진행됩니다. PMI(자재 검사), 수압 시험, 발란스 시험, 성능 검사, 도장 검사, 포장 검사 등 다양한 Inspection을 통과해야 합니다. 물론, 검사는 품질 보증팀에서 진행을 하지만, 실질적인 Client 쪽과 검사 스케줄 조정, 검사시 문제 사항 해결은 해외 영업팀에서 도맡아 하고 있습니다. 

모든 시험 및 문서 승인이 완료되면, 수출입 절차를 거쳐 매출이 일어나게 됩니다. 포워더에게 Commercial Invoice, Packing List 등을 제출하고, 선적 일정을 잡고 Client에 통보하는 과정을 진행합니다.  여기서도 운송범위에 따라서 진행 방향이 조금씩 다름니다. Ex-works, F.O.B, CFR, CIF, DDU, DDP 등등. 

중요 사항으로, 은행의 신용장으로 진행할 경우는 신용장에서 요구하는 서류 양식과 문구를 정확히 맞춰서 은행에 제출해야 하므로 상당히 꼼꼼한 대응이 필요합니다. 서류 중에 중대 하자가 발생 한다면 대금을 못 받을 수 있는 상황도 생길수 있기 때문입니다. 

✅ 마무리하며

해외영업은 단순히 ‘판매’만 하는 부서가 아닙니다. 수주 전부터 계약, 기술 검토, 제작, 검사, 물류, 수금까지 전 과정을 조율하는 컨트롤 타워 역할을 합니다.

특히 중소기업의 경우, 부서 간 역할이 겹치기 때문에 해외영업팀이 다른 부서의 업무까지 Cross해서 담당해야 하는 일도 많습니다.

해외영업은 긴 시간 동안 인내심과 전문성을 동시에 요구하는 고난도 직무입니다.
하지만, 그만큼 성취감과 성장도 함께 따라오는 매력적인 분야입니다.

What Does an Overseas Sales Team Really Do? A Realistic View from the Field

In the manufacturing industry, especially for final industrial equipment, the role of an overseas sales team goes far beyond just “exporting.”
From pre-order stages to shipping and payment, it’s a long and complex journey.

🔹 Stage 1: Before Receiving the Order

The process starts with receiving an M.R (Material Requisition) from an EPC or end user.
We select the proper model and collect quotes for instruments and related items.

Then we submit technical documents. The client returns with a set of Technical Comments (TCs), usually 10–40 pages long. This back-and-forth happens 3–8 times over 6 months to 1 year.

Once all TCs are closed, we submit the Commercial Offer, which often takes over a year just to complete.

🔹 Stage 2: After the Order – Kick-Off Meeting

After winning the contract, we hold a kick-off meeting to confirm price, scope, and documents.
Payments are generally by T/T or L/C. The latter requires document negotiation through banks.

🔹 Stage 3: Technical Documentation and Fabrication

Over the next 1–2 years, we prepare and submit 150 to 350 technical documents, receiving comments and revising accordingly.
Since we manufacture final items, we also submit documentation for third-party instruments.

🔹 Stage 4: Inspection and Shipment

We coordinate various inspections: PMI, pressure tests, balancing, performance, painting, and packing tests.
Once all documents and tests are approved, we handle shipping and export documentation.

For T/T, it’s simple. But for L/C, we must match every required word and format before submitting to the bank.

✅ Final Thoughts

In overseas sales, you don’t just “sell”—you manage the entire process. You are the bridge between client needs, technical teams, and production schedules.

Especially in small and medium companies, cross-functional roles are common.
That’s why overseas sales requires patience, flexibility, and deep technical knowledge.

It’s not easy—but the growth and satisfaction make every challenge worth it.

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